電話対応で取り次ぎ先の担当者が不在だと慌てることがありますよね。
一番対応に困る「戻る時間がわからない時」の言い方の例文についても紹介します。
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電話対応で担当者が不在の基本の言い方は？
担当者が不在の場合、外出など詳細は伝えず戻る時間を伝えましょう。
さらに「担当者から折り返し電話をするかどうか」をあなたから確認すると相手が迷わずにすみます。
帰社時間は、実際の予定よりも10～20分程度余裕をもたせて相手に伝えましょう。
外出先から帰る際に車道が混んでいたり、電車が遅れる場合があるからです。
ホワイトボードに「15時半帰社予定」と書かれていたら「16時頃には戻る予定になっております」と伝えましょう。
担当者不在で席に戻る時間がわからない時の電話対応
担当者が席に戻る時間がわからない場合は「帰社時間がはっきりとわからない状況です。」と伝えましょう。
「16時頃には戻ると思いますが…」とあいまいに答えると、相手に不快感を与える場合があります。
また、あなたが伝えた時間が間違っていた場合、相手がもう一度電話をかけてくる可能性が高いです。
その時に、まだ担当者が席に戻っていなかった場合、もう一度電話対応が必要となりお互い時間のロスになります。
【急ぎではない場合】担当者不在で戻る時間がわからない時の電話対応
ただいま確認いたしますので、少々お待ちください
～電話保留～
- 担当者が席にいるかどうか目、もしくは内線で確認
- 不在であれば共有カレンダー、もしくは社内ホワイトボードで予定を確認
- 予定がわからなければ周囲の同僚に確認
戻り次弟、こちらからお電話いたしましょうか？
急ぎの用件ではございませんので、こちらからまた日を改めてご連絡します
【急ぎの場合】担当者不在で戻る時間がわからない時の電話対応
急ぎの場合は、あなたから担当者の携帯に連絡して相手へ折り返し電話をすることを提案しましょう。
相手から担当者の携帯電話を聞かれることがありますが、プライベートな個人携帯の場合は絶対に教えないようにしましょう。
会社によっては個人携帯に対して社用分を補助として一部支払っている場合もあります。
そのような場合は、会社の運用ルールに従いましょう。
社用携帯の場合は、担当者の名刺に社用携帯の番号が印刷されています。
そのような場合は社用携帯番号をあなたから案内して相手から直接電話をかけてもらうよう伝えても問題ありません。
恐れ入りますが、念のため○○様の連絡先をお教えいただけませんでしょうか？
わたくし○○部の○○と申します。○○に連絡でき次弟、お電話をさしあげるよう申し伝えます。お電話ありがとうございました
～電話をかけたけれど繋がらない～
○○の携帯電話に何度か連絡いたしましたが、留守電につながってしまいまして、直接伝えることができませんでした。
○○様にお電話するようにメッセージを入れておきました。
それでご了承いただけますでしょうか？
担当者が休みで不在の時の電話対応
○○は本日、休んでおります。
お急ぎのご用件でしょうか？
休みの理由（体調不良、病気、結婚休暇など）については相手に詳しく教えすぎないようにしましょう。
急ぎの用件だった場合は、上司に対応を相談しましょう。
担当者が出張で不在の時の電話対応
○○は15日まで出張で不在にしております。16日には出社いたします。お急ぎのご用件でしょうか？
出張の目的、場所は伝える必要はありません。
出張で不在の期間、出社する日を相手に伝えると親切です。
「お急ぎのご用件でしょうか？」と出社後でも間に合うか問いかけましょう。
急ぎの場合は上司に対応を相談しましょう。
担当者が異動して不在の時の電話対応
○○は4月より名古屋支社に異動いたしました。
失礼ですが、どのようなご用件でしょうか？
用件を聞いて、上司に対応を相談しましょう。
担当者が退職して不在の時の電話対応
○○はすでに退職しております。
失礼ですが、どのようなご用件でしょうか？
用件を聞いて、上司に対応を相談しましょう。
担当者が遅刻している時の不在電話対応
あいにく○○は外出しており、10時半には戻る予定です
寝坊、体調不良、通院での遅刻の場合は、外出・立ち寄りという言葉で説明しましょう。
出社予定時刻よりも、10～20分程度後の時間を伝えましょう。
伝えた時よりも連絡が遅くなった場合、相手からの印象が悪くなります。
担当者不在で「用件を聞く」時の電話対応は？
担当者不在であなたが用件を聞く場合（伝言）の電話対応は？
よろしければ、伝言をおうかがいいたしましょうか
5月16日の打ち合わせ開始時間について変更の相談をしたい、とお伝えください
わたくし○○部の○○と申します。
○○様からの伝言、○○が戻り次第、確かに申し伝えます。
お電話ありがとうございました
担当者が不在で担当者以外が対応できる場合の電話対応は？
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担当者が不在の時の電話伝言メモの書き方は？
電話を受付する機会が多い場合は、電話伝言メモのフォーマットをあらかじめ印刷しておくか、メモの購入がおすすめです。
電話相手の漢字が不明な場合はカタカナ表記で問題ありません。
フォーマットに自分の名前を入力してから印刷すると、自分の名前をいちいち手書きする手間が省けます。
メモを購入した場合は、電話の受付欄にあなたのシャチハタを押すと時短になります。
メモを書き終わったら、担当者の机の目につく場所に置いておきましょう。
マウスを重石（おもし）がわりにして、その下にメモを挟んでおくとエアコンの風でメモが飛ばずに便利です。
もしくは風で飛んでいってしまわないように机に貼り付けておきましょう。
メモを貼り付ける際は、セロハンテープの端を追って、担当者が後から簡単にはがせるようにしておきましょう。
大きな付箋に手書きをしても問題ありませんが、いつ、誰宛に、誰から電話があったか、ゼロから書き起こすと情報に抜けが起こりやすいです。
電話が苦手な初心者は、電話伝言メモのフォーマットを活用しましょう。
緊急の用件の場合は、担当者が席に戻り次第、口頭でもフォローしましょう。
情報の伝え漏れの防止にもなり、担当者にとっても親切です。
担当者が不在の時の電話対応ポイントまとめ
- 担当者が電話に出られない理由を詳しく教えすぎない
- 担当者の帰社時間は、10~20分程度余裕を持って教える
- 担当者が席に戻る時間がわからない時は「帰社時間がはっきりとわからない状況です」と伝えた上で、折り返し電話をした方がよいか聞く
- 出張の予定は、出社予定日を相手に教える
- 担当者が直帰、休み、出張で終日不在の場合は「お急ぎのご用件でしょうか？」と聞く
- 電話が苦手な初心者は、電話伝言メモのフォーマットを印刷するか購入するかして活用する
- 電話伝言メモは担当者の机の目につく場所に、風で飛ばないよう貼り付けておく
あと30分ほどで戻る予定です。
戻り次第、こちらからお電話いたしましょうか？