電話でアポイントを取るときの基本の言い方は？状況別フレーズを紹介

アポ取りを電話でするときは緊張しますよね。

相手に伝えたい用件、アポの候補日をあらかじめメモしておいて、電話をかける前に準備しておきましょう。

本文では、相手にスムーズに伝わるアポ取りのフレーズを状況別に紹介します。

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アポ取り電話の基本は？

• 「今、少々お時間よろしいですか？」と用件をいう前に、相手を気遣う
• 相手にアポイントの目的・所要時間を伝える
• 相手に候補日を2～3件伝えて、選んでもらう

アポイントを電話で取るときの言い方は？

お世話になっております。
○○会社の○○でございます。
今、少々お時間よろしいでしょうか？

はい

○○の件で、来週お目にかかりたいのですが、月曜日、水曜日、金曜日で30分ほどお時間をとっていただけませんでしょうか？

水曜日でしたら終日空いております

ありがとうございます。
では、14日水曜日の14時はいかがでしょう？

承知しました

それでは14日水曜日の14時に、わたくし○○と部長の田中の2名でおうかがいいたします。
どうぞよろしくお願いいたします

アポイントの時間を電話で変更してもらうときの言い方は？

• アポイントを取った後日

大変申し上げにくいのですが、14日14時のお打ち合わせの日にちを変更させていただけませんでしょうか？

承知しました

誠に申し訳ございません。
では、14日以外でのご都合はいかがでしょうか？

来週ですと15日の午前しか空いていないのですが、いかがでしょう？

かしこまりました。
何時におうかがいすればよろしいでしょうか？

11時はいかがでしょう

承知しました。
では、15日の午前11時におうかがいいたします。
このたびは、こちらの都合で申し訳ございませんでした。
当日は、どうぞよろしくお願いいたします

さらに当日相手に会った際に、アポイントを変更してもらったことに対してお詫びを伝えると丁寧です。

今回は、こちらの都合でご迷惑をおかけして、大変申し訳ございませんでした

あなたの都合の悪い日を電話のアポイントで指定された時の言い方は？

15日はいかがですか？

大変申し訳ございません。
15日は先約がございますので、恐れ入りますが他の日にお願いできますでしょうか？
恐れ入りますが、15日以外でご都合のよい日を教えていただけますか？

アポイントの電話の注意

電話でアポイントをとった日時を相手にメールで連絡する

電話を切った後、あなたから打ち合わせのお礼をかねて日時、場所、出席者、人数をメールしましょう。

メールで送ると電話での聞き違いのミスを防ぐことができ、正確な情報共有ができます。

さらに相手にも安心感を与えることができます。

【電話でアポ取り】相手が何人出席するか聞いておく

「資料は何部ご用意すればよろしいでしょうか？」と相手の人数も確認しておくと、当日になって「資料が足りない！」「手土産が足りない！」といったトラブルを防ぐことができます。

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アポイントの電話をする時間帯は？

10:00～12:00、14:00～16:30にアポイントの電話をしましょう。

関連記事＞＞＞電話をかける時間帯は？10:00～12:00、14:00～16:30にかけるべき理由

アポ取り電話のコツまとめ

• 相手に伝えたい用件、アポの候補日をあらかじめメモしておく
• 相手が言った日時を忘れないようにメモする
• （アポ取りの前の確認）今、少々お時間よろしいでしょうか？
• （アポ取りのフレーズ）○○の件で、来週お目にかかりたいのですが、月曜日、水曜日、金曜日あたりで30分ほどお時間をとっていただけませんでしょうか？
• （アポ取りの確認）それでは○日○曜日の○時に、わたくし○○と部長の田中の2名でおうかがいいたします
• （アポの変更）大変申し上げにくいのですが、14日14時のお打ち合わせの日にちを変更させていただけませんでしょうか？
• アポ取り電話の後に、お礼、日時、場所、出席者、人数をあなたからメールする
• 相手の出席人数も聞いておくと、持参する資料の部数が足りないなどのトラブルを防げる