外線電話を取り次いで内線をかけるやり方は？今すぐ使える例文も紹介

外線電話を取り次ぐ時、内線電話はどのようにかけたらいいのか、言い方の例文と、電話の使い方について解説します。

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外線電話を内線電話を使って取り次ぐ場合

～プルルルルッ～（外線電話の呼び出し音）

はい、○○会社でございます

お世話になっております。AAA会社の鈴木です

いつもお世話になっております

営業部の田中様いらっしゃいますか？

営業部の田中でございますね。
ただいま確認いたしますので、少々お待ちください

お疲れ様です。
営業部の田中です

お疲れ様です。
総務部の○○です。
田中さんあてにAAA社の鈴木様から1番にお電話です

• 田中さんが1番のボタンを押して外線電話に出る

お電話かわりました。田中でございます

取り次いだ際に、あなたの取った外線電話のボタンの色が変わったかを必ず確認してください。

取り次ぎ先の人に電話が入っていることを伝えて受話器を置いたのに、外線ボタンの色が緑色のままになっていることがあります。

確認すると取り次ぎ先の人が誤って別の外線電話に出てしまっていた、ということが15回に1回ほど起こります。

その場合は、1番の外線ボタンを押し保留を解除してから、担当者が別の電話に対応していることを伝えましょう。

大変申し訳ございません。
田中はただいま、ほかの電話に出ております。
終わり次第こちらからお電話をさしあげましょうか？

外線電話を保留にしたものの、取り次ぎ先の担当者が不在だった場合

営業部の田中様いらっしゃいますか？

営業部の田中でございますね。
ただいま確認いたしますので、少々お待ちください

代理で山田が取りました

お疲れ様です。
総務部の○○です。
田中さんはいらっしゃいますか？

田中さんは、会議に出席中で、あと10分ほどで席に戻ってくる予定です

ありがとうございます。AAA社の鈴木様からお電話かかってきているので、そのように伝えますね

大変お待たせいたしました。
申し訳ございません。
あいにく田中は席をはずしておりまして、あと20分ほどで戻る予定でございます。戻り次第、こちらからお電話いたしましょうか？

お手数おかけしますが、お願いできますか？

承知いたしました。
田中が戻り次第、お電話をさしあげるよう申し伝えます。
わたくし、○○がうけたまわりました。
お電話ありがとうございました

失礼いたします

• 相手の電話が切れたことを確認し、指でフックを押して電話を切る
• 田中さんにAAA社の鈴木さんから折り返し電話がほしいと連絡があったことを伝える
• 田中さんが戻ってくる時間より10分ほど余裕を持って相手に伝える

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内線電話のかけ方・とり方

• 電話の受話器を持ち上げてから内線番号を押す

お疲れ様です。
○○部の○○です

お疲れ様です。
営業部の田中です

本日14時からの会議、大会議室から小会議室に場所が変更になりました。
お手数ですが、☓☓さんにもお声がけをお願いします

承知しました。
では、失礼します

失礼します

• 受話器を置いて内線電話を切る

内線電話の代理応答機能

離席中の人の内線電話が鳴っている場合、まわりの席の人が立ち上がって、その人の席までわざわざ移動をして電話をとっていることが多いです。

ビジネスフォンの機種・設定によっては、該当の席で電話をとらなくても、あなたが座ったまま自席で代理応答ができます。

ボタン設定がしてある場合は、あなたが受話器を持ち上げてから「内線代理応答」のボタンを押しましょう。

いちいち立ち上がってダッシュをして、その人の席の電話を取ることがなくなります。

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外線電話を取り次いで内線をかける場合まとめ

外線電話を取り次いで内線をかける場合、操作を間違えると「電話が切れてしまうのではないか」と不安が大きいですよね。

必ず保留ボタンを押してから、受話器を置けば電話が切れません。

取り次ぎ先の相手が離席しているか、まずは目で確認しましょう。

離席中にもかかわらず、あなたが内線電話をかけると、まわりの席の同僚が代理応答しなければならなくなります。

誰がどの内線番号を割り当てられているのか、一覧表を印刷しておいて、すぐに押せるように電話の横に置いておくと便利です。